正文——关乎成败的主干部分
一封电子邮件，正文是最最重要的部分。它关系着整封邮件的成败，因此需要特别注意。
1、做与不做，这是个问题
电子邮件并不是最有效及时的沟通方式，那么什么事情用电子邮件沟通最合适呢?一句话就能说清的事情有发邮件的功夫还不如打电话搞定。太过复杂的事情邮件有时候又不容易表述清楚，反而会使对方产生误解。还不如面对面的沟通交流更加有效。因此，那些难易适中，用文字表述不易产生误解的事情是最适合用邮件来沟通的。
2、邮件正文要言简意赅，行文通畅
邮件正文内容应当适中，不宜过多或过少。表述要清晰准确，不要出现让人晦涩难懂的语句。在写英文邮件时，尽量使用简单句，避免使用从句套从句的复杂句式。要知道，你的目的是让对方看懂，而不是考对方语法。此外，不要使用让人费解的英文缩写，如：NM=never mind, NP=no problem, OIC=Oh, I see。对于看不不懂的天书，没有人会花时间反复研读。
3、注意论述的语气
文字是冷冰冰的，以不同的语气阅读就能产生截然不同的含义。而电子邮件的缺点就在于对方只能看到文字却感受不到语气。因此，在发邮件时需要考虑收件人与自己的熟络程度、等级关系以及邮件的性质。用语措辞要妥当，多使用敬语，多表示感谢。要知道，邮件是可以被转发的，不要因措辞不当引发不必要的误会。
4、行文注意逻辑性和人性化
当你看到一封段落不清晰，冗长繁复的邮件时，会是什么心情?相信很少有人能耐心将它从头到尾认真看完。记住，电子邮件礼仪的核心思想就是“只将有价值的信息提供给需要的人。”因此，你的邮件行文要注意逻辑性，要提炼出有价值的信息。
如果要说明几件事情或要阐述几个观点，可以用1，2，3，4进行罗列或分段论述。最好还能在每段开头加个小标题，让对方能一下子抓住重点。
如果所阐述的事情单纯用文字难以让人理解，可以配合图表加以说明。这样人性化的电子邮件一定会让收件人赞赏你的专业与体贴。
5、合理提示重要信息
对于需要对方格外关注的重要信息，可使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段进行提示。但需要合理运用，如果通篇都是花花绿绿大大小小的字符，只会让人抓不到重点，影响阅读速度。
6、请选择合适的语言和字体
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。尊重对方的习惯是一种美德。
选择便于阅读的字体和字号也是非常重要的。字体过小让人读起来很费劲，估计收件人在心中暗想“字大点能死啊!”字体太大又要让对方不停地拉动下拉杆，也不是人性化的体现。这里建议中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。
7、不要让错别字毁了你的邮件
避免错别字是对别人的尊重也是自己认真态度的体现。在发送邮件之前一定要仔细阅读一遍，如果是英文邮件需要使用spelling check进行检查。而中文邮件则要防止拼音输入法带给你的“杯具”。错别字往往如同美玉上的瑕疵，让你之前的努力功亏一篑。
此外，最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，没有任何遗漏和错误。不要过几分钟再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人感觉好像新衣服上凭空多了一块补丁。
8、不要把心情带到邮件中
有些人喜欢在邮件的结尾加上各种表达心情的字符。如：) ^_^ >_<等。在商务信函中这是一种轻佻的表现。请记住，你不是在写情书，不需要让对方知悉你的心情。除非双方很熟络，又是非正式的私人沟通，否则尽量不要在商务场合使用心情字符。