一、结尾签名——彰显你的职业化
一封没有签名的邮件是不完整的，也显得发件人不够职业。一个好的签名能够让你的邮件锦上添花。
1、结束语必不可少
在英文邮件中一定要加上Best Wishes, Best Regards之类的结束语，这是最起码的礼貌。如果你怕忘记了，不如把这部分内容设计在签名里。
2、签名信息不宜过多
签名可以包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。
3、不要只用一个签名
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名应该进行简化。过于正式的签名会与对方产生距离感，显得疏远。你可以在在邮件系统中设置多个签名档，根据情况灵活使用。
二、回复邮件的技巧
1、及时回复邮件——遵循24小时反馈法则
当一封重要邮件发送出去后就石沉大海，迟迟得不到回应，那种郁闷的感觉是无法形容的。因此及时回复邮件是对他人的尊重，也是重要的电子邮件礼仪。一般情况下，对于紧急重要的邮件，当然是回复得越早越好。可接受的理想回复时间是2小时以内。对于一些优先级低的邮件可以集中在一个特定的时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情的确很复杂，你无法及时做出回复，也需要回复说明已收到邮件，正在抓紧时间处理，将会在何时给出答复等等。总之，不要让对方等得花儿都谢了。记住：在收到邮件后及时做出回应，哪怕只是确认一下收到了也好。
如果你正在出差或者休假，应当设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、进行针对性回复
当回答对方提出的问题时，最好把相关的问题粘贴到邮件中，然后逐条有针对性的回答。为了便于区分问题和答案，可将答案的字体标注成与问题不同的颜色。
3、不要当鲁班盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，就说明此问题不适宜用邮件进行交流，造成了交流不畅，说不清楚的情况。此时应采用电话沟通或面对面沟通等其他方式进行解决。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应当及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应与发件人单独沟通。不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人进行讨论。这是一种效率低下并且浪费网络资源的表现。你们讨论好了再告诉大家也不迟。
三、发送邮件要注意安全性
在你发送邮件之前，首先要确认所有收件人需要此消息并且可以知道此信息。除此之外，对敏感或者机密的信息要小心谨慎处理，不要把内部消息发送给外部人员或者未经授权的接收人。为了防止信息外泄，可以在发送时标注confidential标记，或在发送时设置禁止转发和打印，以确保机密信息的万无一失。