正如前言中所述，迄今为止我已经翻阅修改的邮件超过1万封。它们都包含必备的要素吗?没有容易造成误解的措辞吧?遵循最基本的商务礼仪吗?……带着这些问题，13年间我翻阅了职业、职务、性别、年龄各不相同的人的邮件，从中发现了一个规律，即“处理邮件迅速的人=高效能人士”。有人觉得这是理所当然的，然而它遵循的并不是“处理邮件迅速→分配给邮件之外工作的时间增多→工作进展顺利”这么简单的因果逻辑。处理邮件需要具备几项技能。最基本的，是电脑操作能力。对于每天要处理几十封邮件的人来说，如果只会用“一指禅”打字，打字速度慢，处理邮件的速度也必然慢。当然，仅仅打字神速是远远不够的，更重要的是邮件内容的写作。没有“写作能力”和“语言能力”，就无法将自己的意图正确地传达给收件人。另外，阅读收到的文字(邮件)时，尽快了解内容的“阅读理解能力”也是必备的。而在回复邮件，以及向领导汇报工作的时候，需要具备“概括能力”。通过邮件使工作井然有序进行的“计划能力”，也是不可或缺的。而且，如果把邮件往来作为交流的一部分来考虑的话，写邮件时应该怀有对收件人的“关心”与“考虑”。机智的你可能已经发现了，这些都是各种商务场合需要的能力。换言之，我们说邮件的操作中渗透了商务活动的精髓也不为过。其实，从一个人处理邮件的方式中，就可以真实地看出他的商务素养。(开个玩笑，在我看来，与其通过学习能力测试和小论文来考察新员工，不如让他写几封邮件，这样更能了解他是否适合工作。)如此看来，处理邮件的技能与工作的质量和效率息息相关，然而绝大多数职场人士对此却并没有深入的认识。为什么呢?因为写(读)邮件是极度个人的行为，其间的技巧和功夫别人很难看到。例如，电话沟通技巧是可以从别人那里学习的。如果你在打电话的时候说了什么不妥的话，身边的领导和同事可以指出来;听到别人打电话，也可以从中参考学习语气、措辞、表达方式等。至于邮件，你几乎无从知晓别人是在什么时机发送了什么样的内容。此外，大部分人仅仅把邮件当作交流的工具来使用，并没有下功夫打磨其中的技巧。这也是邮件的重要性难以被理解的主要原因。工作能力强的人在写邮件的时候深思熟虑、顾及全局，而那些没有把邮件当回事儿的人，恐怕看不出其中的门道。所以，那些写邮件慢的人以及被邮件影响到整体业务的人，反而更难发现问题。一封邮件写一个小时，在旁人看来他确实一直在工作;因为邮件惹对方生气了，跟领导解释说“只是因为对方偶尔心情不好罢了”，这好像也说得过去。这样一来，问题只会越来越难被发现。邮件是现在商务工作中不可或缺的一部分。尽管如此重要，但邮件处理全靠个人技能，就像“黑匣子”。因此，我们必须解剖“黑匣子”，进一步剖析高效能人士与邮件的关系。